REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
Código: RNBD Fecha: 23 03 2024
Política y procedimiento de Información de Datos Personales. Versión: 03
GENERALIDADES
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, SERVIAGRO-FINCA S.A.S teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, SERVIAGRO-FINCA S.A.S acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, empleados, proveedores y socios.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de SERVIAGRO-FINCA S.A.S de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, SERVIAGRO-FINCA S.A.S ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través del correo electrónico, información física, cara a cara, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
OBJETIVO GENERAL
Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes SERVIAGRO-FINCA S.A.S ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la Ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.
DEFINICIONES
1. Autorización: consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
3. Base de datos: conjunto de datos personales.
4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino acierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
11. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
12. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual SERVIAGRO-FINCA S.A.S sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a SERVIAGRO-FINCA S.A.S respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a SERVIAGRO-FINCA S.A.S
3. Derecho a ser informado por SERVIAGRO-FINCA S.A.S previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que SERVIAGRO-FINCA S.A.S no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con SERVIAGRO-FINCA S.A.S, para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.
CASOS EN LOS CUALES SERVIAGRO-FINCA S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE SERVIAGRO-FINCA S.A.S SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
» A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
» A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
» A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a SERVIAGRO-FINCA S.A.S
DEBERES QUE TIENE SERVIAGRO-FINCA S.A.S RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
SERVIAGRO-FINCA S.A.S reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
1. La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío diligenciamiento de formatos físicos y a través de correo electrónico [email protected] entre otros.
3. La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
5. La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener las oficinas o sucursales de los almacenes SERVIAGROFINCA S.A.S. de todo el país.
6. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por medio del correo electrónico [email protected]
7. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.
FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SERVIAGRO-FINCA S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
» Datos personales de empleados y ex empleados: Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de SERVIAGRO-FINCA S.A.S., tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud y pensiones, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos. Además, se utiliza para el desarrollo de actividades de la compañía con sus empleados tales como capacitaciones,
» otorgamientos de créditos, actividades de recreación, envió de comunicaciones corporativas, realización de alianzas comerciales para generar valores agregados para los empleados y demás actividades que se requieran en el normal desarrollo de la organización y el cumplimiento de las normas, reglamentos y actividades con sus empleados.
» Datos personales de Proveedores y Acreedores: Para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales, tales como pagos, reportes de pagos, reportes que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; Para iniciar o atender acciones y/o reclamos; Para realizar auditorías, enviar invitaciones para participar en proceso de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios.
» Datos personales de Clientes o potenciales clientes: Para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; Para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; Para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos. Para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; Para llevar a cabo actividades de Mercadeo, promoción o publicidad; realizar actividades de inteligencia de Mercados, evaluar hábitos de consumo, realizar encuestas, enviar Mensajes de Texto, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, dar a Conocer noticias e información de los productos y/o servicios de SERVIAGRO-FINCA S.A.S. y de interés general; Para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; Para verificar deudas con el estado; Para indagar sobre sus bienes. Para que con fines propios del objeto social de las Entidades Autorizadas, estadísticos, comerciales y de control de riesgos, éstas puedan consultar y/o reportar a bases de datos de información: (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil relativa al registro civil; (ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN y DATACRÉDITO; está facultado con llevar el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados.
» Finalidad común a todos los grupos de interés y terceros en general: La información personal recopilada de los grupos de interés que se relacionan en los siguientes numerales, así como la que se recolecte de terceros en general tienen las siguientes finalidades: Desarrollo del objeto social; Cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales; Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares; Cumplimiento y determinación de políticas empresariales; Verificación de identidad y ubicación; Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados; Gestiones legales, administrativas o judiciales; Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios; Comunicación y contacto; Envío de información; Reportes a entidades públicas o particulares; Actividades de control interno y auditorías; Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y de las personas que los utilizan; Compartir información con sociedades pertenecientes al mismo conglomerado, matrices, subordinadas o aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular; Consulta para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
» Accionistas: A las personas naturales que adquieran la calidad de accionistas les serán tratados sus datos personales con las siguientes finalidades: Cumplimiento de la normatividad vigente y de órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas; Registro en la contabilidad, control y cumplimiento de obligaciones; Gestiones legales, administrativas o judiciales; Ejecución y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y demás actos jurídicos, Generación de certificaciones, lo cual puede implicar el envío de información personal a terceros encargados, tales como órganos de control societario; Envío de información y de convocatorias o comunicaciones relacionadas con SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
En relación con lo anterior, SERVIAGRO-FINCA S.A.S podrá ejecutar las siguientes acciones:
1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
LA AUTORIZACIÓN
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, SERVIAGRO-FINCA S.A.S requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
» Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
» Datos recopilados
» Finalidades del tratamiento
» Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
» Información sobre recolección de datos sensibles
En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido SERVIAGRO-FINCA S.A.S, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de Venta, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos, e. Medios digitales, f. Órdenes de servicio, g. Contratos de Servicio, h. Hojas de Vida Recibidas.
PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SERVIAGRO-FINCA S.A.S asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice SERVIAGRO-FINCA S.A.S deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
A. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a SERVIAGRO-FINCA S.A.S. por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a SERVIAGRO-FINCA S.A.S, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de SERVIAGRO-FINCA S.A.S dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
3. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. CONSULTAS:
La Política de manejo de la información personal por parte de SERVIAGRO-FINCA S.A.S y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:
» Domicilio principal:
Calle 23 N. 9 – 16/24 Chiquinquirá, Boyacá.
Cel. 313 345 54 76
correo electrónico: [email protected]
Servicio al cliente de cualquiera de nuestras sucursales:
> Sucursal Ubaté: Calle 14 # 5 -47
• Cel. 313 723 30 58
• Correo: [email protected]
> Sucursal Duitama: Carrera 35 # 1 A – 21
• Cel. 311 486 13 34
• Correo: [email protected]
> Sucursal Simijaca
• Sector Reten: Km 12 vía Chiquinquirá – Bogotá
• Cel.313 886 75 27
• Correo: [email protected]
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: [email protected] o en cualquiera de nuestras sucursales.
C. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
SERVIAGRO-FINCA S.A.S tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: SERVIAGRO-FINCA S.A.S NIT: 820.000.045-6
Domicilio principal: Calle 23 N. 9 – 16/24 Chiquinquirá, Boyacá Teléfono +57 (8) 7260929 Ext. 1006, Celular 313 345 54 76
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el Oficial de protección de datos personales a través del correo electrónico:
D. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Eventualmente, SERVIAGRO-FINCA S.A.S podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:
Razón social: SERVIAGRO-FINCA S.A.S
NIT: 820.000.045-6
Domicilio principal: Calle 23 N. 9 – 16/24 Chiquinquirá, Boyacá. Teléfono +57 (8) 7260929 Ext. 1000, celular 313 345 54 76
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el área Auxiliar Administrativa a través del correo electrónico [email protected]
POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Para SERVIAGRO-FINCA S.A.S. es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Para el almacenamiento de los datos, SERVIAGRO-FINCA S.A.S. cuenta con un archivo físico que reposa en la compañía producto de la información recolectada en eventos, cotizaciones y hojas de vida recibidas, además de un software contable en donde se encuentran registrados los datos personales de nuestras bases de datos, los cuales se encuentran protegidos con contraseña. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización.
1. Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.
2. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
3. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
4. Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa.
5. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.
6. Aviso Habeas Data. Por el hecho de participar en el Evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a SERVIAGRO-FINCA S.A.S para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento; así como para transferir dichos datos o información parcial o total a sus comercios y empresas con el fin de que SERVIAGRO-FINCA S.A.S pueda ofrecer sus productos y/o servicios a sus clientes de una manera más personalizada y directa, y además a contactar a la persona en caso tal de resultar ser el ganador del Evento, a hacer envío de información publicitaria de las marcas propias, mailing, sms, correo directo y, comercializar todos los datos e información que de forma voluntaria suministró al momento de participar en el Evento. La utilización de la base de datos será desde el inicio del Evento hasta el día en que SERVIAGRO-FINCA S.A.S entre en liquidación.
SERVIAGROFINCA S.A.S garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
1. Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
2. Que el cliente como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos, actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio o a través de las oficinas de Servicio al Cliente de los almacenes en todo el país.
3. Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado a sus datos.
4. Que, para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos sus clientes, SERVIAGRO-FINCA S.A.S ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos:
[email protected] y/o [email protected]
CARLOS ALBERTO MARIN MUÑOZ
Representante Legal.
ANEXO 1.
AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y la Política de seguridad informática de SERVIAGRO-FINCA S.A.S. y demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generares en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:
Clientes:
» Ofrecer y suministrar información de los productos y servicios.
» Verificar y validar la identidad del cliente.
» Suministrar y conocer el comportamiento financiero, comercial, crediticio del cliente y cumplimiento de obligaciones legales.
» Realizar análisis e investigación comercial, riesgos, consulta de propiedades, referencias comerciales.
» Recibir ofertas, promociones por los medios dispuestos por la Empresa, correo electrónico, WhatsApp, llamada telefónica, mensaje de texto, redes sociales, entre otros.
» Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, de forma directa o por intermediación de un tercero contratado para tal función.
» Prever el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción y/o cualquier actividad ilegal.
» Información relevante para la ejecución comercial y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo de los fines descritos en la presente autorización.
Proveedores, acreedores y contratistas:
» Verificar y validar la identidad del proveedor, acreedor y/o contratista.
» La información solicitada al proveedor, acreedor y/o contratista, podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor, acreedor y/o contratista que se encuentren dedicados a cumplir los compromisos adquiridos con SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
» Realizar el proceso de vinculación de los proveedores, acreedores y/o contratistas con SERVIAGRO-FINCA S.A.S., donde es necesario contar con información de afiliaciones al sistema de seguridad social, relacionamiento con diferentes dependencias, informes contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
» Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor, acreedor y/o contratista o de sus empleados en relación con los compromisos adquiridos con SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
» Gestionar cuentas de cobro pendientes por compromisos adquiridos en la relación comercial, como negocios año, ofertas, descuentos, promociones, vencimientos de productos, entre otros.
» Información relevante para la ejecución comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo de los fines descritos en la presente autorización.
Aspirantes y colaboradores
La información allegada por aspirantes y/o candidatos a las vacantes de SERVIAGRO-FINCA S.A.S es tratada bajo la finalidad de realizar procesos para evaluar el ingreso y el proceso de vinculación del futuro colaborador, si así lo fuere.
» Dar cumplimiento al proceso de selección de la Empresa, las cuales se pueden desarrollar de forma directa o con el apoyo de terceros para el fin de atender el proceso de selección.
» Compartir la información necesaria para dar acatamiento con lo relacionado al cumplimiento de la normatividad vigente: Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo, Plan de seguridad vial, riesgo de lavado de activos y financiación de terrorismo, y demás normas legales, procesales y tributarias competentes para tal fin.
» Acceso y autorización de los datos de los beneficiarios para cumplir con la legislación laboral, afiliaciones, cuota moderadora, beneficios a hijos.
» Autorización expresa para realizar gestión administrativa con el fin de verificar datos laborales, referencias familiares, referencias personales.
» Autorizar y verificar la información académica suministrada en las hojas de vida del futuro aspirante.
» SERVIAGRO-FINCA S.A.S almacenará, aun después de finalizado el contrato laboral, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral y de acuerdo con la legislación colombiana.
Accionistas:
La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada anualmente para los siguientes fines:
• Todo el cumplimiento a los deberes y derechos derivados de su condición de accionista.
• Información financiera y tributaria actualizada anualmente.
• Autoriza transmitir información financiera, tributaria y contable para soportar ante entes de control, proveedores, información exigible para en normal desarrollo de las operaciones de SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
Acceso a oficinas y puntos de venta, vigilancia y seguridad de las instalaciones:
SERVIAGRO-FINCA S.A.S. les informa a todos los titulares de datos recolectados directamente en los puntos de venta y en sus instalaciones, que estos datos son suministrados por seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones; así como los datos de las videograbaciones que se realizan dentro y fuera de las instalaciones de SERVIAGRO-FINCA S.A.S.
ANEXO 2.
AVISO DE PRIVACIDAD
Responsable: SERVIAGRO-FINCA SAS identificada con NIT.820.000.045-6
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de los productos que comercializa y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de sus bienes y servicios. Para verificar deudas con el estado; Para indagar sobre sus bienes. Para que con fines propios del objeto social de las Entidades Autorizadas, estadísticos, comerciales y de control de riesgos, éstas puedan consultar y/o reportar a bases de datos de información: (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil relativa al registro civil; (ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN y DATACRÉDITO; está facultado con llevar el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados.
El manejo de dichos datos se hará de acuerdo con lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por SERVIAGRO-FINCA S.A.S. para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en medio físico en cualquiera de nuestras sucursales.
ANEXO 3.
DESIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES-OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (OPD): Con el fin de dar Cumplimiento con la normatividad¹ del tratamiento de datos personales, la Alta Dirección designa al Oficial de Protección de datos personales quien tendrá dentro de las Empresas:
• Velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir con el Régimen de Protección de Datos Personales,
• Velar por la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Empresa.
• Estructurar, diseñar y administrar le programa que permita de la Empresa cumpla con las normas de protección de datos personales.
• Establecer controles al programa, evaluación y revisión permanente.
• Servir de enlace y coordinar con todas las áreas de la organización para asegurar una implementación transversal al programa integral de gestión de datos personales.
• Impulsar la cultura de protección de datos personales y su debida clasificación según su naturaleza.
• Registrar las bases de datos de la Empresa en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia e Industria y Comercio
• Atender los asuntos relacionados con el Tratamiento de datos personales ante la Superintendencia de Industria y comercio.
• Revisar los contenidos e los contratos de donde se suscriban con otros responsables de tratamiento de datos personales, tanto nacional como internacional.
• Analizar la responsabilidad de cada cargo de la Empresa, estructurar el respectivo programa de protección de datos personales específico para la función que se desempeña.
• Realizar entrenamiento general en protección de datos personales a todos los colaboradores de la Empresa.
• Y demás funciones que sean asignadas por la normatividad legal vigente.
DATOS DEL OFICIAL DE DATOS PERSONALES
Cargo: Oficial de Cumplimiento.
Correo: [email protected]
_____________________________________________________________
¹ https://www.sic.gov.co/content/gu%C3%ADa-oficial-de-protecci%C3%B3n-de-datos-personales
